Propiedad Planta y Equipo - Depreciaciones bajo NIIF

Con el ingreso de las NIIF, el manejo de las depreciaciones tuvo pequeñas variaciones, pero las más relevantes están relacionadas con depreciar los activos en forma separada, o establecer el tiempo de inicio de las depreciaciones, así como establecer cuando se debe parar una depreciación.

A continuación, vamos a realizar una pequeña interpretación de la NIIF de Propiedad Planta y Equipos, en la sección de Depreciaciones. NIC16.

DEPRECIACIONES

“Depreciación: Unidad de medida

IN 10 La entidad estará obligada a determinar el cargo por depreciación, de forma separada, para cada parte significativa de un elemento de propiedades, planta y equipo. …”

Interpretación: Clasificar los activos en grupos homogéneos Ej. Muebles y enseres, Equipos de cómputo, Vehículos.

Cuando menciona en “Cada parte significativa de un elemento” hace referencia en separar un activo de acuerdo con sus componentes siempre y cuando estos tengan un valor significativo dentro del valor total de los activos de la empresa.

Ejemplo. En una empresa de Servicios de Acueducto y Alcantarillado, dentro de sus políticas de Activos Fijos, debería establecer la separación de cada uno de los componentes de sus Plantas de Tratamiento de Agua Potable (PTAP) y Plantas de Tratamiento de Aguas Residuales (PTAR) debido a que cada uno de ellos en forma separada tiene valores de adquisición o construcción que son representativos y sus partes podrían tener vidas útiles diferentes.

Mientras que esa misma Empresa, puede determinar dentro de sus políticas de Activos Fijos si separa cada uno de los componentes de los equipos de computo que tiene para su uso. Desde el punto de vista de valores, no es relevante desagregarlos o separarlos por sus costos de adquisición bajos, pero desde el punto de vista de control de activos devolutivos puede ser relevante determinar quién tiene la tenencia o custodia de estos elementos.

Es en estos casos donde la separación o desagregación de los elementos de un activo tienen mayor importancia dependiendo no solo del valor representativo del activo, sino también de la razón de ser de la empresa y el control que se quiera ejercer de sobre los mismos. Todo esto debe estar enmarcado dentro de las políticas empresariales de Activos Fijos y Devolutivos.

“Depreciación: importe depreciable

IN 11 La entidad estará obligada a medir el valor residual de un elemento de propiedades, planta y equipo por el importe estimado que recibiría actualmente por el activo, si tuviera los años y se encontrara en las condiciones en las que se espera que esté al término de su vida útil. …”

Básicamente a los activos se les debe calcular un valor estimado en el que considera se podría recuperar a través de una posible venta a precios de hoy, si el bien ya hubiese cumplido su vida útil. Ese valor estimado es lo que se conoce como Valor Residual y la depreciación se debe calcular sobre el valor del activo menos el valor residual.

“Depreciación: periodo de depreciación

La entidad estará obligada a comenzar la depreciación de un elemento de propiedades planta y equipo cuando esté disponible para su uso, y continuará depreciándolo hasta que sea dado de baja en cuentas, incluso si durante dicho periodo dicha partida ha estado sin utilizar.”

De acuerdo con la norma, los activos comienzan la depreciación cuando “estén disponibles para su uso”, pero se debe tener presente que dentro de la NIC 16 – 55 Establece que esto ocurre cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la gerencia. Esto significa que, si la gerencia establece que las condiciones necesarias para operar es que el elemento este en servicio, éste será el momento en que debe iniciar la depreciación.

Pero si la gerencia considera que el elemento que se encuentre en la bodega de almacén, empacado en su respectiva caja, esta en la ubicación y condiciones necesarias para operar, se están cumpliendo las condiciones requeridas para iniciar la depreciación de los bienes.

En otras palabras, las políticas que se definan para el manejo de los activos, será la que determine si la Empresa inicia la depreciación de los elementos cuando estos estén en servicio (siendo usados) o en la Bodega a la espera de ser asignados a un responsable.

Lo que la norma establece de manera clara, es que, una vez iniciada la depreciación, está no parará hasta que el activo sea dado de baja, o se clasifique como “Activo mantenido para la venta”.

Tampoco se debe confundir con el método de depreciación. Es decir, si el método utilizado por el activo está en función con su uso y durante un periodo de inactividad del activo se sigue depreciando, solo que con valor $0 (cero).

CONCLUSIONES

En este análisis sencillo, es importante tener claro las herramientas con las que cuenta una Empresa para poder llevar a cabo este proceso. Si bien es cierto, que de acuerdo con la cantidad de activos las herramientas pueden variar y pueden ser muy sencillas (Desde un Excel donde se almacene está información), también se debe prever que, en casos de contar con muchos activos, un Excel no va a ser suficiente para tener la información segura y confiable.

Las depreciaciones es un proceso importante dentro de cualquier Sistema de Activos Fijos y debe generarse de manera segura, garantizando que cada uno de los activos y sus componentes se deprecien de acuerdo con las especificaciones establecidas en las políticas empresariales. Además, el Sistema debe estar en capacidad de permitir modificaciones cuando la Gerencia haya decidido cambiar estas políticas. Y, también debe tener la capacidad de guardar estos valores históricos, donde garantice que los cambios de políticas, no afecte los valores que se establecieron para los mismos en el pasado.

Nuestro Sistema de Recursos Físicos incluye el módulo de Activos Fijos, el cual garantiza que el proceso de depreciaciones se genera de forma rápida, segura y confiable. Garantiza la separación de los componentes de un activo, con diferentes vidas útiles y hasta método de depreciación si la política así lo requiere.

Si deseas mayor información ingresa a nuestra página y comunícate con nosotros.

Costos ABC ¿Es Fácil su implementación?

En las Empresas, cuando se va a realizar una nueva actividad o proyecto se puede generar cierta resistencia al cambio. Costos ABC no es la excepción y la razón, es una metodología “complicada”. Pero ¿Por qué es complicada?

Empecemos por lo sencillo, ¿Qué es la Metodología de Costos ABC? Básicamente es la Metodología del Costeo Basado en Actividades, es decir que debemos saber definir las actividades que se realizan en la Empresa para poder costearlas correctamente. Esta metodología busca distribuir los recursos de la Empresa (Ingresos, Costos y Gastos) en cada una de las actividades que intervienen en la producción de bienes o servicios.

La manera en que se realiza está distribución depende mucho de las actividades que se están definiendo y de los sistemas estadísticos que se manejan dentro de la Empresa. Estas distribuciones dentro de la metodología son conocidas como conductores o drivers primarios y secundarios.

Las personas que han tenido contacto con este mundo ya deben estar familiarizados con la teoría, sus creadores y sus definiciones, y posiblemente no han podido finalizar de manera exitosa la implementación de un Modelo de Costos ABC en su Empresa. Las razones pueden ser múltiples, desde la manera en que están realizando la implementación, hasta la herramienta que van a usar para realizar estas mediciones.

Si es usted uno de los que desea implementar un Modelo de Costos ABC en su Empresa, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

Debe identificar si su Empresa realmente requiere implementar un Modelo de Costos ABC.
Contar con el apoyo de la Alta Dirección.
Tener estadísticas confiables.
Entender la metodología del Costeo Basado en Actividades.
Contar con herramientas de software que esté en capacidad de procesar la información.

¿Qué empresas deben implementar esta metodología?

La Metodología de Costos ABC está pensada especialmente para Empresas de servicios. Con la Ley 142 de 1994 y el Decreto 548 de 1995 el Gobierno Nacional se establecieron las funciones de la Superintendencia de Servicios Públicos, quien quedó encargada de “establecer los sistemas uniformes de información y contabilidad que deben aplicar las entidades públicas, privadas o mixtas que presten servicios públicos domiciliarios, según la naturaleza del servicio y el monto de sus activos, y con sujeción siempre a los principios de contabilidad generalmente aceptados.”[1]

A su vez, la SuperServicios a través de la Resolución 1417 de 1997, escoge como metodología de Costeo la Metodología ABC, por considerar que esta metodología “propende por la correcta relación de los Costos de Producción y los Gastos de Administración, con un producto específico o línea de negocio, mediante la identificación de cada actividad, la utilización de un conductor o base de distribución y su medición razonable.”[2]

Cómo resultado de esta Resolución, las Empresas de Servicios Públicos en Colombia entraron en el mundo de Costos ABC. Pero esto no quiere decir que el Costeo ABC sólo aplique para Empresas de Servicios Públicos, o Empresas de Servicios.

La metodología de Costeo ABC es útil para aquella Empresas que no han podido identificar los costos de sus productos o servicios con los modelos tradicionales (Por órdenes de Producción o por Procesos). Esto ocurre cuando la Empresa para la elaboración de sus productos o servicios utiliza los mismos recursos sin poder detallar la cantidad que se consume en cada uno desde el momento de la elaboración.

Así por ejemplo, en las empresas de telecomunicaciones, la fibra óptica es utilizada para Telefonía, Televisión e Internet. Los costos de mantenimiento o reparaciones a la fibra óptica pueden depender en gran medida de la cantidad de abonados que tienen en cada servicio.

Ahora, en una empresa de Aseo, los vehículos recolectores son utilizados para la recolección de basuras y disposición final de los desechos, el costo del combustible deberá ser distribuido entre el tiempo usado por el vehículo para realizar el recorrido de Recolección y el tiempo para realizar la disposición final de las basuras.

Así que usted puede analizar su empresa, y determinar la necesidad de implementar un modelo de costos, revisando la asignación de los costos y gastos en cada uno de los productos y servicios, si éstos se están asignando de manera correcta, o puede incurrir en una carga hacía unos productos más que a otros.

¿Por qué es necesario contar con el apoyo de la alta dirección?

Para que el proyecto tenga un final feliz, siempre es recomendable contar con el apoyo de los directivos, ya que a través de ellos la implementación del modelo de costos se volverá una política de la Empresa, y como política es un pilar para su buen funcionamiento y obtener buenos resultados.

Si la alta dirección de la Empresa no apoyo de forma directa el proyecto, éste puede morir, debido a que los informes que se generen no serían tomados como relevantes e importantes.

¿Cómo influye que tenga estadísticas confiables?

Las estadísticas es uno de los pilares fundamentales para un buen modelo de Costos ABC. De ellas dependen una distribución coherente y precisa de los costos de la Empresa en cada uno de los servicios o productos prestados. Por eso es muy importante saber cuales usar y tener una fuente de información confiable.

¿Debo ser un experto para implementar un modelo?

Si la Empresa desea un buen modelo de costeo ABC, es necesario tener buenos conocimientos sobre la metodología y una buena orientación para poder cumplir con el objetivo. Por lo general, recomendamos que sea una persona con un perfil muy analítico, proactivo, conciliador y persuasivo, para que pueda manejar situaciones difíciles si se llegan a presentar. En este tipo de proyectos, como en muchos otros, el conocimiento es importante, además, se debe tener liderazgo, motivación y paciencia.

Cuando el proyecto se desarrolla únicamente con recurso interno de la Empresa, se pueden demorar más tiempo del programado, porque el personal interno no va a tener dedicación completa en el desarrollo del proyecto y éste se puede dilatar.

Por lo anterior, es recomendable tener el apoyo de un Consultor externo en el desarrollo del Modelo de Costos ABC, y tender dentro del área de costos un colaborador con las características mencionadas anteriormente.

Herramientas de Costos ABC

Para Costos ABC es necesario un software que pueda procesar y consolidar toda la información de forma ágil y segura. Debemos tener en cuenta que el proceso de información puede ser muy detallado de acuerdo como se haya definido el modelo, y por esta razón proceso debe ser rápido, confiable y preciso.

El Sistema de Costos ABC debe estar en capacidad de procesar el modelo en cuestión de minutos o segundos, y generar los reportes requeridos para el análisis del comportamiento de la Empresa en cada uno de sus servicios o productos. Esta información debe estar al alcance de cada uno de los usuarios designados de manera sencilla. El Sistema debe estar en capacidad de generar consultas de diferentes niveles, desde Estado de Resultado consolidado por Unidad Estratégica de Negocios hasta un Estado de Resultado por Producto.

Así mismo, si la Empresa desea realizar un análisis de cada uno de los costos de sus procesos, el Software debe estar en capacidad de generar está información de forma global o por servicios, de acuerdo con las necesidades de la Dirección.

En cuanto a la consolidación de la información, el software debe permitir ingresar las encuestas del personal, estadísticas y ajustes al modelo cuando sea requerido.

Por último, se debe tener en cuenta que el Software de Costos ABC debe estar en capacidad de generar interfases con cualquier otro Sistema (Financiero, Comercial, Activos Fijos), con el fin de tener información más precisa y directa.

[1] Resolución 1417 de 1997

[2] Resolución 1417 de 1997

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