En las Empresas, cuando se va a realizar una nueva actividad o proyecto se puede generar cierta resistencia al cambio.  Costos ABC no es la excepción y la razón, es una metodología “complicada”.  Pero ¿Por qué es complicada?

Empecemos por lo sencillo, ¿Qué es la Metodología de Costos ABC?  Básicamente es la Metodología del Costeo Basado en Actividades, es decir que debemos saber definir las actividades que se realizan en la Empresa para poder costearlas correctamente.  Esta metodología busca distribuir los recursos de la Empresa (Ingresos, Costos y Gastos) en cada una de las actividades que intervienen en la producción de bienes o servicios.

La manera en que se realiza está distribución depende mucho de las actividades que se están definiendo y de los sistemas estadísticos que se manejan dentro de la Empresa.   Estas distribuciones dentro de la metodología son conocidas como conductores o drivers primarios y secundarios. 

Las personas que han tenido contacto con este mundo ya deben estar familiarizados con la teoría, sus creadores y sus definiciones, y posiblemente no han podido finalizar de manera exitosa la implementación de un Modelo de Costos ABC en su Empresa.  Las razones pueden ser múltiples, desde la manera en que están realizando la implementación, hasta la herramienta que van a usar para realizar estas mediciones.

Si es usted uno de los que desea implementar un Modelo de Costos ABC en su Empresa, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Debe identificar si su Empresa realmente requiere implementar un Modelo de Costos ABC.
2. Contar con el apoyo de la Alta Dirección.
3. Tener estadísticas confiables.
4. Entender la metodología del Costeo Basado en Actividades.
5. Contar con herramientas de software que esté en capacidad de procesar la información.

¿Qué empresas deben implementar esta metodología?

La Metodología de Costos ABC está pensada especialmente para Empresas de servicios. Con la Ley 142 de 1994 y el Decreto 548 de 1995 el Gobierno Nacional se establecieron las funciones de la Superintendencia de Servicios Públicos, quien quedó encargada de “establecer los sistemas uniformes de información y contabilidad que deben aplicar las entidades públicas, privadas o mixtas que presten servicios públicos domiciliarios, según la naturaleza del servicio y el monto de sus activos, y con sujeción siempre a los principios de contabilidad generalmente aceptados.”[1]

A su vez, la SuperServicios a través de la Resolución 1417 de 1997, escoge como metodología de Costeo la Metodología ABC, por considerar que esta metodología “propende por la correcta relación de los Costos de Producción y los Gastos de Administración, con un producto específico o línea de negocio, mediante la identificación de cada actividad, la utilización de un conductor o base de distribución y su medición razonable.”[2]

Cómo resultado de esta Resolución, las Empresas de Servicios Públicos en Colombia entraron en el mundo de Costos ABC.  Pero esto no quiere decir que el Costeo ABC sólo aplique para Empresas de Servicios Públicos, o Empresas de Servicios.

La metodología de Costeo ABC es útil para aquella Empresas que no han podido identificar los costos de sus productos o servicios con los modelos tradicionales (Por órdenes de Producción o por Procesos).  Esto ocurre cuando la Empresa para la elaboración de sus productos o servicios utiliza los mismos recursos sin poder detallar la cantidad que se consume en cada uno desde el momento de la elaboración. 

Así por ejemplo, en las empresas de telecomunicaciones, la fibra óptica es utilizada para Telefonía, Televisión e Internet.  Los costos de mantenimiento o reparaciones a la fibra óptica pueden depender en gran medida de la cantidad de abonados que tienen en cada servicio.

Ahora, en una empresa de Aseo, los vehículos recolectores son utilizados para la recolección de basuras y disposición final de los desechos, el costo del combustible deberá ser distribuido entre el tiempo usado por el vehículo para realizar el recorrido de Recolección y el tiempo para realizar la disposición final de las basuras. 

Así que usted puede analizar su empresa, y determinar la necesidad de implementar un modelo de costos, revisando la asignación de los costos y gastos en cada uno de los productos y servicios, si éstos se están asignando de manera correcta, o puede incurrir en una carga hacía unos productos más que a otros.

¿Por qué es necesario contar con el apoyo de la alta dirección?

Para que el proyecto tenga un final feliz, siempre es recomendable contar con el apoyo de los directivos, ya que a través de ellos la implementación del modelo de costos se volverá una política de la Empresa, y como política es un pilar para su buen funcionamiento y obtener buenos resultados. 

Si la alta dirección de la Empresa no apoyo de forma directa el proyecto, éste puede morir, debido a que los informes que se generen no serían tomados como relevantes e importantes.

¿Cómo influye que tenga estadísticas confiables?

Las estadísticas es uno de los pilares fundamentales para un buen modelo de Costos ABC.  De ellas dependen una distribución coherente y precisa de los costos de la Empresa en cada uno de los servicios o productos prestados. Por eso es muy importante saber cuales usar y tener una fuente de información confiable.

¿Debo ser un experto para implementar un modelo?

Si la Empresa desea un buen modelo de costeo ABC, es necesario tener buenos conocimientos sobre la metodología y una buena orientación para poder cumplir con el objetivo.  Por lo general, recomendamos que sea una persona con un perfil muy analítico, proactivo, conciliador y persuasivo, para que pueda manejar situaciones difíciles si se llegan a presentar.  En este tipo de proyectos, como en muchos otros, el conocimiento es importante, además, se debe tener liderazgo, motivación y paciencia. 

Cuando el proyecto se desarrolla únicamente con recurso interno de la Empresa, se pueden demorar más tiempo del programado, porque el personal interno no va a tener dedicación completa en el desarrollo del proyecto y éste se puede dilatar.

Por lo anterior, es recomendable tener el apoyo de un Consultor externo en el desarrollo del Modelo de Costos ABC, y tender dentro del área de costos un colaborador con las características mencionadas anteriormente.

Herramientas de Costos ABC

Para Costos ABC es necesario un software que pueda procesar y consolidar toda la información de forma ágil y segura.  Debemos tener en cuenta que el proceso de información puede ser muy detallado de acuerdo como se haya definido el modelo, y por esta razón proceso debe ser rápido, confiable y preciso.

El Sistema de Costos ABC debe estar en capacidad de procesar el modelo en cuestión de minutos o segundos, y generar los reportes requeridos para el análisis del comportamiento de la Empresa en cada uno de sus servicios o productos.  Esta información debe estar al alcance de cada uno de los usuarios designados de manera sencilla.  El Sistema debe estar en capacidad de generar consultas de diferentes niveles, desde Estado de Resultado consolidado por Unidad Estratégica de Negocios hasta un Estado de Resultado por Producto.

Así mismo, si la Empresa desea realizar un análisis de cada uno de los costos de sus procesos, el Software debe estar en capacidad de generar está información de forma global o por servicios, de acuerdo con las necesidades de la Dirección.

En cuanto a la consolidación de la información, el software debe permitir ingresar las encuestas del personal, estadísticas y ajustes al modelo cuando sea requerido. 

Por último, se debe tener en cuenta que el Software de Costos ABC debe estar en capacidad de generar interfases con cualquier otro Sistema (Financiero, Comercial, Activos Fijos), con el fin de tener información más precisa y directa.

[1] Resolución 1417 de 1997

[2] Resolución 1417 de 1997